Niezależnie od tego, czy oferujesz obsługę wydarzenia korporacyjnego czy imprezy rodzinnej, nie jesteś jedynym cateringowcem, którego poprosili o ofertę. Aby wyróżnić się podczas porównywania ofert, Twoja musi być atrakcyjna i zrozumiała. Jak ją przygotować?

Format wysłania oferty jest niezwykle ważny. Dobrą praktyką jest stworzenie wzoru oferty w dokumencie tekstowym, następnie uzupełnienie go i zapisanie w formacie PDF. Dzięki temu masz pewność, że na komputerze klienta będzie wyglądać dokładnie tak, jak na Twoim. Ustrzeżesz się też przed nieporozumieniami z klientami, którzy mogliby samodzielnie dokonać zmian w ofercie.

Chcesz stworzyć wzór oferty do edytowania? Na początek poznaj kilka podstawowych zasad.

Oferta powinna zawierać zdjęcia. Najlepiej, jeśli są to zdjęcia potraw, mebli i dekoracji, które w tej ofercie proponujesz. Pokazanie gościom, jak będzie wyglądał ich catering, zachęci do wyboru Twojej usługi i sprawi, że goście nie będą oczekiwali więcej niż faktycznie oferujesz.
Oferta musi sprzedawać. Powinna prezentować korzyści z wyboru Twojej oferty. Nie może być to „wysoka jakość” czy „niska cena” – to obietnica niemalże każdego na rynku. Pomyśl, czego chcą Twoi klienci oraz co wyróżnia Twoje usługi. Może być to wyjątkowe podanie, profesjonalna obsługa kelnerska czy niecodzienne smaki.
W ofercie musisz potwierdzić swoje umiejętności. Goście będą skłonni uwierzyć w nie tylko wtedy, gdy udowodnisz, że faktycznie je posiadasz. Możesz to zrobić przedstawiające opinie innych klientów oraz informując o zdobytych nagrodach i certyfikatach.
Kosztorys powinien obejmować całość i być czytelny. Prosta tabela z podziałem na potrawy, meble i dekoracje, obsługę imprezy oraz inne koszty to najlepsze rozwiązanie. Wypisz szczegółowo, co wchodzi w skład oferty – jakie dania, jaka ich ilość, ile mebli, jakie dekoracje, ile osób z obsługi. Dzięki temu nie będzie niedomówień.
Oferta powinna wskazywać, kiedy i dla kogo została przygotowana. Nazwa firmy lub imię i nazwisko klienta pojawiające się na początku oferty spersonalizują ją. Odbiorca poczuje, że oferta została przygotowana specjalnie dla niego. Natomiast umieszczenie daty ułatwia negocjacje – będziesz mógł odwołać się do oferty z danego dnia.